Cómo mejorar la configuración de fábrica de Outlook 2013

El Outlook 2013 es un buen software, realmente mejoraron muchas cosas. Funciona más rápido y hay una mejor gestión de los archivos de carpetas PST, que traducido a humano simplemente significa que ya no requiere tanto mantenimiento técnico preventivo. PERO se ve que los chicos de Microsoft corrieron contra reloj porque algunas configuraciones de fábrica no son todo lo intuitivas que uno esperaría en un soft «moderno» 🙂

El nuevo aspecto de Outlook 2013 quiere ser minimalista, pero en realidad está confundiendo a muchos usuarios, que por no ser técnicos o no saber googlear las respuestas, se quedan con la impresión de que esta nueva versión es una porquería. 🙂

Y es que no se qué estudios de usabilidad hacen estos ingenieros, pero evidentemente no lo están testeando con usuarios de oficina promedio. La gente quiere abrir el programa y empezar a trabajar en una pantalla con la información bellamente distribuida, no tener que ponerse a investigar cómo configurar esto y aquello.

Así que les comparto mi pequeña lista de molestias y cómo solucionarlas.

1. Color de la interfaz (Tema de Office)

Así que abriste la nueva pantalla y te encontraste con un montón de íconos con colores lavados, pálidos, sin contraste. Si venías de Outlook 2010, o peor, desde Outlook 2007, el cambio te va a parecer shockeante.

Esto se arregla yendo a Archivo > Cuenta de Office > Tema para Office. Hay tres opciones, Blanco (el horrible que viene de fábrica), Gris Claro, y Gris Oscuro. Este último es mi preferido, porque le aporta el contraste suficiente a la pantalla para que mis conos y bastoncitos estén felices. Pero cada uno es libre de experimentar de acuerdo a las condiciones en que quieran dejar su vista.

 

2. La vista previa del mensaje

Mostrar un renglón del texto de CADA mail en CADA carpeta parece que les sonó divertido a los chicos de Microsoft. Pues no. No lo es. A los que trabajen en serio con Outlook y tengan larguísimas y complejas estructuras de carpetas, cada una con cientos de mails archivados y que consulten constantemente, les doy la razón si esta configuración les molesta.

Se arregla yendo a la opción VISTA de la cinta de acciones, y en «Vista previa del mensaje» desplegamos y elegimos Desactivar, ante lo cual nos preguntará si sólo en esta carpeta o para TODAS. Y oye, que además te da la opción de mostrar mas líneas de vista previa, hasta 3 líneas, porque evidentemente hay gente a la que le sirve. Seguramente a los que gusten tener el Panel de Lectura desactivado y un monitor de 22″ les resulte conveniente. Puede ser.

3. Cambiar el color (feo) de los mails no leídos

A algunos les gusta el nuevo colorcito celeste con que se marcan los mails no leídos en Outlook 2013. A mí no. Como user de Outlook desde la versión del 98, tengo que decir que me acostumbré a que simplemente los marque en negrita y ya. Pero la verdad es que esto se puede modificar, y de hecho pueden ponerle la fuente de letra y el color que más les guste.

Porque si quieren ver sus miles de spams en colores, son libres de hacerlo. El problema que tiene la gente es encontrar desde donde, porque «está escondido pero a la vista».

Así que vamos a la cinta de VISTA, Configuración de Vista…

y luego…

4. Responder a los mails en una ventana separada

Porque alguien en Microsoft considera que la gente responde los mails de a uno, y que lo que no se envía ya, lo guarda en Borradores, nada de multitasking. Por eso el comportamiento por default es que cuando tocamos Responder a un correo que estemos leyendo en el panel de lectura, ya no salte a una nueva ventana, sino que se convierte mágicamente en un panel de redacción. En este punto si queremos detachar la redacción a una ventana separada, tenemos que usar el botón EXTRAER.

Para que no te pase esto tendrías que abrir el mensaje en una nueva ventana con un doble click, y ahí sí tocar responder para tenerlo «detachado» de la ventana principal. O sino, ir a la configuración para ahorrarnos esos 3 clicks. En Archivo > Opciones > Correo > Respuestas y Reenvíos, y aquí marcar la opción de «Abrir respuestas y reenvíos en una nueva ventana».

5. Las Opciones de Navegación

Ahora que el Windows 8 es la moda, todo tiene ese aspecto móvil que nos quieren hacer amar. Y en el Outlook 2013, los viejos y minimalistas íconos de Correo, Calendario, Contactos, Tareas… aparecen ahora con sus nombres en texto, bien grandes.

Esto se soluciona desplegando el menú con los … y abriendo las Opciones de navegación…

 

Marcamos la opción de Navegación Compacta y elegimos una cantidad de botones que vayamos a usar. Click en Aceptar, y a disfrutar.

 

6. Conservar el formato de los mensajes en modo texto.

Yo suelo trabajar con servidores que envían reportes y novedades en formato de texto plano, y también tengo conocidos que envían mails desde sus teléfonos, tambieén en formato de texto… Una configuración bastante molesta que viene de fábrica, hace que se quiten automáticamente los saltos de línea en los textos, de modo que te queda a la vista toda una masa incomprensible de texto sin párrafos.

Pero esto se soluciona fácil y rápido destildando la opción de «Quitar saltos de línea adicionales de los mensajes de texto sin formato», que se encuentra en Archivo > Opciones > Correo > Formato del Mensaje:

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Por ahora, estas son las pequeñas molestias que he tenido que reconfigurar para que el Outlook 2013 se adapte a mi gusto. Espero que sirva a otros que buscan estas opciones y no las encuentran.